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時間ベースのワークフロー

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Q:カスタムオブジェクトについて、時間ベースのワークフロー設定できますか?

A:はい、できます。カスタムオブジェクト、および現在ワークフローが対応しているすべてのオブジェクトについて、時間ベースのワークフロールールを作成できます。

Q:時間ベースのワークフローが対応している salesforce.com のエディションとは?

A:時間ベースのワークフローは、Enterprise, Unlimited, および Developer エディションでご利用いただけます。

Q:時間ベースのワークフローは、暦日、あるいは営業日に対応していますか?

A:時間ベースのワークフローは現在、暦日のみに対応しています。

Q:時間ベースのワークフローは、既存のレコードにどのような影響を及ぼしますか?

A:ワークフロールールは過去にさかのぼって起動されません。あるワークフロールールを現時点で作成すると、そのルールは、以前作成されたレコードに対しては適用されません。同じことは、時間ベースのワークフロールールにも当てはまります。
Ex:たとえば、商談アラームのルールを作成しても、そのルールは既存の商談に対しては実行されません。新規の時間ベースのワークフロールールは、そのルールが有効になった後で作成または更新されたレコードにのみ適用されます。

Q:時間ベースのワークフローとして、どのワークフローアクションを利用できますか?

A:時間ベースのワークフロールールとして、現行のアクションすべてが利用可能です。つまり、電子メールアラート、項目自動更新、ToDo、およびアウトバウンドメッセージのすべてです。ただし、活動のワークフロールールに対しては、まだ電子メールアラートを作成できないことにご注意ください。

Q:時間ベースのワークフローを作成するには、どうするとよいですか?

A:時間ベースのワークフロー機能には、既存のワークフローエンジンを活用します。ワークフローアクションは現在、ルール適用時のアクション、時間ベースのアクションの、2つに大別されます。これらのルールの基本構成は同じですが、時間ベースのワークフロールールの場合、[ 時間ベースのアクション ] セクションでタイムトリガを設定します。各タイムトリガは1つ以上のワークフローアクションを実行します。

Q:同じワークフロールールに対して、別々の時点で複数のアクションが起動するように設定できますか?

A:はい、できます。複数のタイムトリガを設定し、その各タイムトリガに対するアクションを定義することで、時系列に並ぶように複数のアクションを作成できます。
Ex:たとえば、値が 50万米ドル (日本円にして約 4500万円)、確度 70% を越える重要商談すべてに対して適用されるルールを考えてみましょう。ルール適用時のアクションとして、重要商談が新規作成されたことを取引先チームに伝える電子メールアラートの送信を含ませられます。時間ベースのアクションとして、下記の項目を含ませられます。

 ・商談の完了予定日 10日前に、お客様へのフォローアップの ToDo を商談所有者に割り当てる

 ・商談の完了予定日 7日前に、商談所有者を営業総括責任者に変更し、この新しい商談所有者に対して電子メールアラートを送信する

Q:時間ベースのワークフローには、何か制限事項がありますか?

A:評価条件が [ レコードが作成されたか編集されたとき ] に設定されているワークフロールールに対しては、時間ベースのアクションを作成できません。

Q:どの時間ベースのアクションの実行が待機中になっているのかを参照できますか?

A:はい、できます。将来の日付において起動する予定になっている、待機中のアクションは、ワークフローキューの中に表示されます。システム管理者は、画面上部の [ 設定 ] をクリックし、左に開いたサイドバーで [ 管理者設定 ] > [ 監視 ] > [ 時間ベースのワークフロー ] の順にクリックすることで、ワークフローキューの監視設定の画面に入れます。そして、この画面で、ワークフローキューを参照し、管理することができます。

Q:キューの中にある待機中のアクションは、いつでも起動しますか?

A:いいえ。ワークフロールールのルール条件が有効な状態にある場合にのみ、時間ベースのアクションはワークフローキューに残ります。レコードがもはやルール条件と一致しなくなると、 Salesforce が、そのレコード用にキューに置かれた時間ベースのアクションを削除します。

Q:たとえば、商談ワークフロールールが下記のように指定しているとします。

 ・[ ルール条件 ] が [ 商談 : フェーズ] [ 次の文字列と一致しない ] [ (商談成立) もしくは (不成立) のいずれか ] となるように設定されている。
 ・タイムトリガに関連付けられている時間ベースのアクションが、商談完了予定日の 7日前に設定されている。条件に一致するレコードが 7月 1日に作成され、完了予定日が 7月 30日に設定されているならば、時間ベースのアクションは 7月 23日にスケジュール設定されます。しかし、商談が 7月 23日以前に [ 成立 ] もしくは [ 不成立 ] になった場合は、時間ベースのアクションが自動的にキューから削除されます。

Q:あるレコード用に待機中だったアクションが、ふたたびキューに置かれることはありますか?

A:はい、あります。レコードが更新され、評価条件が [ レコードが作成されたときまたはルール条件を満たしていなかったレコードが編集されたときだけ ] に設定されると、時間ベースのアクションは、ふたたび自動的にキューに置かれます。上記の例を用いて説明すると、商談フェーズが [ 不成立 ] から [ コンタクト ] に変更され、ワークフロールールの評価条件が [ レコードが作成されたときまたはルール条件を満たしていなかったレコードが編集されたときだけ ] に設定されると、 Salesforce はタイムトリガの値の再評価を実行し、ワークフローキューに適切なアクションを追加します。

Q:評価条件を [ レコードが作成されたときだけ ] に設定すると、どうなりますか?

A:その場合は、ワークフロールールがもう一度だけタイムトリガの再評価を実行します。ルールを起動させたレコードが変更されて、もはや評価条件に一致しなくなった場合は、待機中のアクションがキューから削除され、そのレコードに対してルールは決して再適用されません。ルール条件が true である場合にかぎり、待機中のアクションは評価されます。Salesforce はレコードが更新されるたびにルールを評価しますが、ルールが関連付けられるたびに、レコードがルールに関連付けられているアクションすべてを起動させるとはかぎりません。
Ex:
たとえば、2つのルールがあって、その違いは、ルール 1の評価条件が [ レコードが作成されたときだけ ] である点と、ルール 2の評価条件が [ レコードが作成されたときまたはルール条件を満たしていなかったレコードが編集されたときだけ ] である点だけという場合を考えてみましょう。両方のルールに一致するレコードを作成すると、 Salesforce はルール適用時のアクションを実行し、両ルールの時間ベースのアクションをキューに置きます。次に、レコードが更新され、もはやルール条件に一致しなくなった場合は、 Salesforce は両ルール用の待機中のアクションをキューから削除します。ここで、レコードがふたたびルール条件に一致するように更新した場合は、 Salesforce はルール 2に関連付けられたアクションのみを実行します。ルール 2の評価条件には、「ルール条件を満たしていなかったレコードが編集されたときだけ」という部分があるからです。

Q:タイムトリガに使われていた日付項目値を更新すると、どうなりますか?

A:タイムトリガに使われていた日付項目値を更新すると、タイムトリガがまだ起動していないかぎりにおいて、 Salesforce はタイムトリガを再適用します。そして、再適用の際には、タイムトリガが過去の日付に再度スケジュール設定されることはありません。
Ex:
たとえば、ワークフロールールが商談完了予定日の 7日前に電子メールアラートを商談所有者宛に送信し、完了予定日が 2008年 2月 20日に設定されている場合、 Salesforce は 2008年 2月 13日に電子メールアラートを送信します。完了予定日を 2008年 2月 10日に更新し、現在の日付が 2008年 2月 2日以前の場合は、 Salesforce は 2008年 2月 3日に電子メールアラート送信を実行するように再度スケジュール設定をします。待機中のアクションの評価日は、必要ならば、ルール条件に関わりなくつねに再評価を実行され、更新されます。もちろん、ルールの評価が false の場合は、アクションがキューから削除されても関係がありません。

Q:待機中のアクションが存在するレコードを削除すると、どうなりますか?

A:待機中のアクションが存在するレコードを削除すると、待機中のアクションはワークフローキューから削除されます。そして、たとえレコードが復元された場合でも、待機中のアクションは復元されません。

Q:リードの取引を開始しようとすると、 "pending workflow" ( 待機中のワークフローがあります ) というエラーが表示されるのはなぜですか?

A:待機中の承認プロセスもしくはワークフローが起動したまま残っている場合、リードの取引を開始できません。
リードの取引開始については、オンラインヘルプの「時間ベースのアクションとタイムトリガの考慮事項」の下部に記載があります。画面上部の [ 設定 ] をクリックし、左に開いたサイドバーで [ 管理者設定 ] > [ 監視 ] の順にクリックして [ 時間ベースのワークフロー ] の設定画面へ移動してください。待機中のアクションを削除することで、取引開始を実行できます。

Q:1つの組織で1日に、いくつのタイムトリガを起動できますか?

A:1つの組織による共有リソースの占有を防ぐために、 Salesforce では 1つの組織が1日に実行できるタイムトリガの数が制限されています。制限は下記のとおりです。

 ・Unlimited エディション = 20,000 / 1組織
 ・Enterprise エディション = 10,000 / 1組織

組織がこの上限を越えた場合、 Salesforce は追加のタイムトリガの実行を翌日まで保留します。

たとえば、Unlimited エディション組織で1日に 21,000のタイムトリガがキューに置かれたとします。 Salesforce は当日に 20,000 のタイムトリガを処理しますが、残りの 1,000は翌日に実行されます

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